Rozstanie z pracownikiem stanowi wyjątkowo krytyczny moment w życiu każdej firmy, bez względu na jej rozmiar czy długość stażu pracy. Niezależnie od tego, czy jest to decyzja pracownika czy pracodawcy, taka separacja może być źródłem stresu zarówno dla zatrudnionego, jak i dla przedsiębiorstwa.

Odejście może skutkować utratą cennego talentu lub powstaniem istotnej luki kadrowej w firmie. Z punktu widzenia pracownika może oznaczać utratę stanowiska, które było dla niego bardzo ważne. Dlatego też sposób, w jaki przebiega pożegnanie ma ogromne znaczenie. Szybkie i nieprzygotowane zakończenie współpracy stanowi poważny błąd. Warto postawić na przemyślany i wieloetapowy proces rozstania, czyli tzw. offboarding pracownika. Według badań przeprowadzonych przez HROnBoard w 2015 roku, aż 71% firm nie posiada formalnego programu offboardingu. Ostatnie wrażenie pozostawione w umyśle pracownika, który odchodzi wpływa na employer experience oraz employer branding, co z kolei buduje lub niszczy reputację firmy jako miejsca, gdzie warto pracować.

Czym jest offboarding?

Proces zwany offboardingiem, tłumaczony jako “opuszczenie pokładu”, obejmuje skomplikowaną sekwencję etapów, które pracownik przechodzi podczas rozstania z organizacją. Planowanie tego procesu uwzględnia różnorodne procedury, zasady i wartości, które mają na celu ułatwienie i usprawnienie tego pożegnania.

Jak przeprowadzić offboarding? 

• Wypowiedzenie umowy, rozmowa z pracownikiem i ustalenie warunków rozstania.

Przekazanie wypowiedzenia stanowi trudny moment zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, dlatego istotne jest omówienie powodów podjętej decyzji w sposób otwarty i zrozumiały. Podczas rozmowy warto również ustalić warunki odejścia, takie jak ewentualna odprawa finansowa, rozwiązanie spraw związanych z urlopem czy ustalenie terminu przekazania obowiązków. Ustalenie formalnych aspektów rozstania już na tym etapie pozwoli na płynniejsze przeprowadzenie procesu offboardingu i spełnienie oczekiwań obu stron. 

• Poinformowanie zespołu o zmianach kadrowych.

W trakcie procesu offboardingu nie wolno pomijać pracowników, którzy nadal pozostają w organizacji. Konieczne jest poinformowanie ich o zbliżających się zmianach, celach oraz potrzebach firmy. Często to właśnie zaangażowanie pozostałych pracowników decyduje o tym, jak sprawnie organizacja poradzi sobie z rozstaniem. Pozostawienie specjalistów bez informacji i zaskoczenie zespołu zmianami prowadzi jedynie do chaosu oraz strat finansowych. 

• Przekazanie obowiązków.

Omów z pracownikiem, który opuszcza firmę, jakie obowiązki do tej pory przez niego wykonywane będą przekazane oraz komu. Warto opracować szczegółowy plan, uwzględniający konkretne daty zakończenia. Dzięki temu planowi, proces przejęcia obowiązków przez nowego pracownika będzie przebiegał płynnie, bez niespodziewanych trudności.

• Przeprowadzenie exit interview.

W trakcie exit interview pracownik ma możliwość wyrażenia swojej opinii na temat zadowolenia z pracy, wykonywanych zadań, obowiązków, a także może podzielić się spostrzeżeniami dotyczącymi wynagrodzenia oraz relacji interpersonalnych w firmie.

• Działania administracyjne.

Skuteczne zakończenie procesu offboardingu wymaga wykonania wszystkich działań administracyjnych w ostatnim dniu pracy. Dotyczy to przede wszystkim: przekazania świadectwa pracy, zwrotu sprzętu i samochodu służbowego, unieważnienia firmowych kart płatniczych, które były wydane na nazwisko pracownika. Ważne jest, aby wszystkie te czynności zostały udokumentowane. Pracownik powinien otrzymać pisemne potwierdzenie przekazania firmowej własności, czyli tzw. “obiegówki”.

• Relacje z alumnem – podtrzymanie dobrych relacji z byłym pracownikiem.

To, co obecni oraz byli pracownicy mówią na Twój temat poza granicami firmy, ma ogromne znaczenie. Nawet po zakończeniu współpracy, warto utrzymywać kontakt i pozostawić otwarte drzwi. Kto wie, być może były pracownik zechce wrócić do naszej firmy lub podjąć inną formę współpracy w przyszłości? Może też, opierając się na pozytywnych doświadczeniach, poleci naszą firmę osobom szukającym pracy?

Na czym polega outplacement?

Outplacement stanowi kompleksowy program wsparcia skierowany do pracowników, którzy zostali zwolnieni z organizacji. Celem tego programu jest złagodzenie sytuacji konfliktowej oraz aktywizacja zawodowa osób, które utraciły zatrudnienie z powodu decyzji pracodawcy. W ramach outplacementu często oferuje się:

• Doradztwo zawodowe, które pomaga pracownikom w znalezieniu nowych ścieżek kariery.
• Pomoc w przygotowaniu CV, które zwiększa szanse na zdobycie nowej pracy.
• Wsparcie specjalistów, takich jak psychologowie, którzy pomagają w radzeniu sobie ze stresem i trudnościami związanymi z utratą pracy.
• Dodatkowe szkolenia i kursy, które pozwalają pracownikom rozwijać umiejętności i zwiększyć atrakcyjność na rynku pracy.

Dlaczego warto zadbać o offboarding i outplacement? 

• Pozytywny sygnał dla pozostałych pracowników – w razie decyzji o odejściu mogą liczyć na przyjazne pożegnanie.
• Zwiększenie szansy na pozytywne rekomendacje – możliwość, że odchodzący pracownik poleci firmę innym kandydatom.
• Ograniczenie ryzyka nieprawidłowości – braków w formalnościach czy problemów związanych z nieodzyskanym sprzętem.
• Spójny przekaz employer brandingowy – uszanowanie decyzji pracownika i docenienie jego wkładu.
• Otwartość na możliwy powrót do firmy.

Uniknięcie przeprowadzenia offboardingu grozi chaosem, a pominięcie outplacementu może poważnie osłabić employer branding oraz wywołać kryzys w zespole – także wśród pracowników, którzy pozostają w firmie. To z kolei generuje kosztowne problemy, na które pracodawcy zwykle nie są przygotowani. Jeśli istnieje możliwość zapobieżenia tym problemom, zanim nabiorą one pełnej siły, należy to uczynić – zarówno dla dobra pracowników, jak i całego zespołu oraz organizacji. Taki krok pozwoli uniknąć sytuacji stresowych dla wszystkich zainteresowanych, znacząco ograniczy straty wizerunkowe i przede wszystkim, pozwoli zatroszczyć się o pracownika nawet w chwili, gdy opuszcza on naszą organizację.

Źródła:

https://gojtowska.com/2020/05/06/co-to-jest-offboarding/

https://gojtowska.com/2020/04/27/rozstanie-z-pracownikiem/

https://hcmdeck.com/blog/jak-dobrze-pozegnac-pracownika-czyli-czym-jest-offboarding-i-outplacement/