Feedback staje się coraz bardziej powszechnym zjawiskiem, stosowanym w codziennych interakcjach. To pojęcie wywodzące się z języka angielskiego, oznacza udzielanie informacji zwrotnej. W kontekście biznesowym popularnym rodzajem feedbacku jest ocena pracy zatrudnionych osób, która może przyjąć formę pozytywną lub negatywną. Umożliwia współpracownikom dokładną ocenę własnych działań oraz pozwala na wprowadzenie konkretnych zmian w podejściu do pracy. Istotne jest, aby udzielanie feedbacku było zarówno właściwe, jak i taktowne. Często jest to umiejętność, którą trzeba opanować i rozwijać, zwłaszcza po to, aby móc ją stosować w sposób naturalny i pełen empatii. Jak zatem udzielać feedbacku zgodnie z zasadami savoir-vivre? 

Przy udzielaniu informacji zwrotnej istotne są zarówno sposób przekazu, jak i sama treść komunikatu. Nie tylko po to, aby nasz rozmówca właściwie zrozumiał przekaz, ale również po to, aby nie czuł się zbyt dotknięty emocjonalnie. Dlatego feedback powinien składać się zarówno z aspektów pozytywnych, jak i negatywnych – w ten sposób mamy pewność, że nasze intencje nie będą odebrane jako atak.

• Przygotuj się do rozmowy.

Przed udzieleniem informacji zwrotnej zastanów się i przeanalizuj, co chcesz przekazać, organizując myśli w logiczny sposób. Spontaniczne udzielanie feedbacku może być mniej skuteczne, gdyż istnieje ryzyko wypowiedzenia słów, które mogą później budzić niepożądane emocje.

• Zadbaj o komfortowe warunki i dobrą atmosferę.

Zaproś pracownika do prywatnego pomieszczenia, abyście oboje mogli cieszyć się chwilą dyskusji, czując, że to specjalny moment przeznaczony na otwartą i konstruktywną rozmowę. Warto zadbać o to, aby ta wymiana zdań odbywała się w spokojnej atmosferze, bez obecności innych osób, unikając przestrzeni otwartej, korytarzy czy sytuacji, gdzie zazwyczaj panuje pośpiech. Zachowaj spokój i powstrzymaj się od wypowiadania słów w chwili złości. Negatywne nastawienie może znacząco zaszkodzić, a rozmówca może poczuć się niekomfortowo.

• Zwracaj się bezpośrednio do rozmówcy.

Udzielanie wskazówek, wyrażanie pochwał i dawanie rad powinno bezpośrednio dotyczyć osoby zainteresowanej. Unikaj dyskutowania o zachowaniu tej osoby z innymi członkami zespołu, ponieważ taki sposób postępowania może podważyć Twoje zaufanie wśród reszty teamu.

• Negatywną informację zwrotną kieruj zawsze bezpośrednio do pracownika a pozytywny wypowiadaj w jak najszerszym gronie.

Kiedy przekazujesz negatywną informację zwrotną, zawsze wybieraj prywatny sposób komunikacji, tak aby pracownik nie czuł się niezręcznie przed innymi. Bezpośredni kontakt umożliwia otwartą i uczciwą rozmowę, a jednocześnie pozwala pracownikowi zrozumieć, że Twoim celem jest pomóc mu się rozwijać, a nie go potępiać. Taka prywatność pozwala również na bardziej szczere zrozumienie punktu widzenia pracownika i może ułatwić proces naprawy błędów. Kiedy chcesz wyrazić pozytywną informację zrób to przy innych. Podziękuj pracownikowi za jego osiągnięcia przed zespołem, na spotkaniu lub w wiadomościach e-mail. Publiczna pochwała nie tylko wzmacnia poczucie wartości, ale także buduje pozytywną atmosferę w zespole. Innym pracownikom może to także służyć jako inspiracja do lepszego wykonywania swoich obowiązków. W ten sposób tworzysz kulturę doceniania i wzajemnego wsparcia, co przekłada się na większą motywację i zaangażowanie całego zespołu.

• Oceniaj zachowanie lub wypowiedź, a nie człowieka.

Ważnym aspektem przekazywania opinii zwrotnej jest konieczność oceny konkretnego zachowania czy wypowiedzi, a nie samej osoby. Należy pamiętać, że granica między tymi formami komunikatów może być delikatna. Trzymaj się faktów i skup się na konkretnej sytuacji. Unikaj odwoływania się do błędów z przeszłości, a także porównywania pracownika do innych.

• Przekazuj konkretne informacje oparte na przykładach.

Umiejętność skutecznej komunikacji jest kluczowa przy formułowaniu wypowiedzi. Stawiaj na prostotę i zrozumiałość języka. Unikaj mieszania różnych tematów, koncentrując się na jednej informacji. Przekazuj swoje myśli w sposób klarowny, na przykład: “Podziwiam Twoje zaangażowanie i determinację w pracy” lub “Proszę, dostosuj to zadanie zgodnie z przesłanymi wytycznymi”. Wykorzystanie konkretnych przykładów ułatwi i usprawni komunikację między Tobą a pracownikiem, a także pomoże mu skuteczniej poprawić wykonywane zadania.

• Zachęcaj do reakcji – poznaj jego punkt widzenia.

Zapewniaj rozmówcy przestrzeń do wyrażenia swojego stanowiska w związku z przedstawionymi informacjami. Aktywnie słuchaj, co ma do powiedzenia. W przypadku negatywnego feedbacku warto zapytać o jego propozycję rozwiązania problemu.

• Udziel wskazówek na przyszłość.

Informacja zwrotna powinna być sformułowana w taki sposób, aby umożliwić odbiorcy szybką korektę jego działań lub zachowania. Warto zmotywować pracownika do wspólnego opracowania planu działań naprawczych.

• Zakończ pozytywnie i motywująco.

Staraj się zawsze zakończyć wypowiedź pozytywnie. Ludzie zazwyczaj zapamiętują początek i koniec rozmowy, więc warto podnosić ducha rozmówcy, dodając kilka miłych słów i wyrażając ogólne zadowolenie z współpracy. Możemy także zakończyć komunikat wyrażeniem wiary w to, że dzięki przekazanym uwagom pracownik będzie mógł się lepiej rozwijać i być bardziej skuteczny.

Korzyści z udzielania feedbacku:

• umożliwia uniknięcie powtórzenia tych samych błędów w przyszłości,
• wspiera proces nauki, rozwoju i doskonalenia się,
• ułatwia skuteczną komunikację oraz budowanie zdrowych relacji,
• pomaga rozwiązywać nieporozumienia,
• sprzyja lepszemu zrozumieniu wzajemnych oczekiwań

Udzielanie informacji zwrotnej pracownikowi to wyzwanie, ale praktyka sprawia, że stajemy się lepsi w tym zakresie. Skuteczny feedback doskonale motywuje pracowników, wzmacnia relacje w zespole oraz tworzy świadomość, że nawet w przypadku błędów otrzymają konkretne wskazówki. W takiej atmosferze czują się zmotywowani do pracy i stają się bardziej efektywni, ponieważ uczą się na własnych doświadczeniach.